「機關檔案目錄查詢網」（Navigating Electronic Agencies' Records，簡稱NEAR）由國家發展委員會檔案管理局所建置，提供各界查詢全國中央及地方各政府機關、行政法人，以及受政府機關委託行使公權力之個人或團體所管有之檔案目錄資訊。NEAR所公布的目錄是由各機關依檔案法相關法令規定，每半年彙送包含新增及更新之檔案目錄，惟依機密檔案管理辦法第5條規定，機密檔案目錄不予彙送公布之。在NEAR可查詢的檔案目錄包含「案件」層級或「案卷」層級之檔案目錄。從民國（以下同）96年7月1日起，為了因應目錄數量快速成長，以及案件之「案由」內容易滋生個人隱私保護疑慮，皆以「案卷」層級進行公布。當您在NEAR無法查到所需要的檔案目錄時，可以向可能管有相關檔案的機關(構)請求協助。透過NEAR查詢到之檔案目錄係由各個政府機關、行政法人，以及受政府機關委託行使公權力之個人或團體保管之檔案，如果想要申請應用，可將在NEAR查詢到的資訊，填寫檔案應用申請書或另以書面載明應載事項，向檔案管有機關(構)提出申請，以節省您的時間。

NEAR除了提供檔案目錄查詢外，也歡迎您加入NEAR的會員，只要有「我的E政府」會員資訊，即可享有登入的服務，包含利用「加入我的檔案車」功能，將感興趣的檔案目錄暫存在系統，之後可以透過系統建立產出申請書。此外，也可以利用「我的申請紀錄」功能，查詢之前所申請過的檔案紀錄，方便又快速。

壹、名詞解釋                

為方便瞭解NEAR的檔案目錄資訊，以下先就一些檢索欄位及專有名詞進行介紹。

1. 機關檔案：由各機關自行管理之檔案。
2. 案件：指收文或發文連同其簽辦或創簽之文件。
3. 案卷：指具體表現案件間之關聯性，並反映業務活動情形之案件組合。
4. 案由：指扼要表達案件主旨或事由之文字。
5. 案名：指扼要表達案卷內容之名稱。
6. 案情摘要：著錄案卷大要內容，不加入個人闡述或評論，並就案卷之性質、重要性或目的著錄，敘明重要結論、辦理過程或重要數據及附件，與涉及之人、事、時、地及物等關鍵詞彙，文字應簡潔、明確及具體，相關法令有保密義務者，摘要內容不得著錄當事人、檢舉及陳情人、機構或團體名稱。
7. 主題項：依據案卷內容，著錄足以表達檔案主題之關鍵詞彙，包括案卷內容涉及之事項或主題、人名、機關或團體名稱、地點或地名、時間等；另配合行政院施政知識分類規定，得於本項目著錄案卷內容主題所屬之行政施政知識分類號。
8. 檔號：檔號是檔案的唯一識別值，也是查檢檔案重要的資訊，係由檔案年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號依序所組成之一組號碼。案卷層級檔案目錄，以年度號、分類號及案次號作為唯一識別鍵值；案件層級檔案目錄則以年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號作為唯一識別鍵值。通常查到所需的檔案目錄後，您如果需要某一件或某一案檔案，檔號就要填清楚。檔號例示如下：
1. 「案件」層級目錄例示：
   檔號(年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號)
   0045/2213501/0001/001/180
2. 「案卷」層級目錄例示：
   檔號(年度號/分類號/案次號)
   0100/110302/0001
9. 分類號：指代表檔案分類表所載類目名稱之文字、數字或其組合。

貳、目錄查詢方式

　　本查詢網之目錄可使用「目錄瀏覽」下的「機關檔案目錄瀏覽」及「機關分類表瀏覽」二種方式，分別從機關名稱或分類項目點選查看檔案目錄（如圖1及圖2）；也可使用「目錄搜尋」，以關鍵字詞檢索檔案，又分為「簡易搜尋」及「進階搜尋」二種。

一、機關檔案目錄瀏覽

「機關檔案目錄瀏覽」係以樹狀結構呈現各機關之檔案目錄，點選後可依中央機關及地方機關的隸屬關係進行展延，方便查看各機關所彙送公布之檔案目錄。

圖1　機關檔案目錄瀏覽畫面

二、機關分類表瀏覽

「機關分類表瀏覽」係以樹狀結構呈現各機關之檔案分類表，點選後可依中央機關及地方機關的隸屬關係進行展延，方便瀏覽及下載各機關歷次修訂的檔案分類表，並可依照檔案分類號或類目名稱瀏覽相關之檔案目錄。

圖2　機關分類表瀏覽畫面

三、簡易搜尋

您如想要找尋非特定檔案或對檔案資料特性不瞭解，建議使用簡易搜尋方式，只要於空白輸入欄中，輸入想要查詢的字詞，如「颱風」、「埔里」等，就可以找到相關的檔案。不過，如果您使用一個以上的字詞，則必須在二個字詞中間以一個空格隔開，如「內政部 地方自治」，表示查詢的目錄內容須同時出現「內政部」及「地方自治」二個字詞（如圖3），以縮小您的查詢範圍。

圖3  簡易搜尋畫

四、進階搜尋

您如想要找尋特定檔案或指定特定欄位進行比較精確之查詢，建議您使用進階搜尋方式。進階搜尋可指定查詢詞在特定欄位進行查詢，如案名、案由/內容摘要、發文者/檔案產生機關、來文者、主題、附件名稱或上述所有欄位。此外，您可進一步加上特定機關、特定期間及特定檔號進行限縮查詢，讓您的查詢結果更加精確（如圖4）。此外，您也可利用「分類號搜尋」功能查詢某特定類目名稱之檔案目錄。

圖4  進階搜尋畫面

（一）進行特定欄位搜尋

您如想要搜尋特定關鍵詞之檔案目錄，只要在「搜尋字詞」之空白欄中，輸入想要查詢的字詞（如使用一個以上字詞，則在二個字詞中間以一個空格隔開），並點選查詢之欄位（可複選），就可開始進行搜尋。不過如果您想要排除查詢某些字詞，您可以在「但不包含」之空白欄中，輸入想要排除之相關字詞即可（如有多個字詞，則二個字詞中間一樣以一個空格隔開）。

（二）查詢特定機關之檔案目錄

果您想找尋特定機關，但不確定機關的全銜名稱，可點選「機關名稱/受理申請機關」，例如輸入查詢字詞「國家發展」，網站將帶出相關機關清單如行政院國家發展基金管理會、國家發展委員會及國家發展委員會檔案管理局，請點選想要查詢的機關名稱，網站會自動將選擇之機關名稱帶入進行查詢。若您勾選「含所屬機關」之選項，就可以查詢該機關及其所屬機關所管有之檔案目錄，例如於機關名稱輸入國家發展委員會，勾選「含所屬機關」選項，可同時查詢國家發展委員會及國家發展委員會檔案管理局之檔案目錄。 此外，也可利用「分類號搜尋」功能查詢某特定類目名稱之檔案目錄。同樣地，為方便您瀏覽檢索結果，NEAR也提供您設定檢索結果每頁呈現的筆數以及排序方式 

圖5  機關搜尋操作步驟1

圖6 機關搜尋操作步驟2 

圖7 機關搜尋操作步驟3 

如需查詢分類號亦可點選「分類號搜尋」。

 五、縮小查詢結果

您若搜尋出的查詢結果筆數過多，可利用畫面最下方之限縮搜尋結果功能，輸入另一個關鍵字，再點按「搜尋」，即可縮減您的查詢結果（如圖10）。

圖10  縮小查詢結果目錄筆數 

參、目錄查詢結果顯示

簡易搜尋和進階搜尋方式所產生之搜尋結果，均會先顯示案卷層級的簡要條列內容，包含檔案所在機關、檔案名稱、時間及內容簡介（如圖11）；另外，您還可點選「顯示所有符合搜尋條件之目錄資料」查看案卷或案件之詳細資料內容（如圖12及圖13）。

圖11  搜尋結果之案卷層級簡要條列內容

圖12  案件層級之詳細資料畫面

 肆、申請檔案

NEAR僅提供檔案目錄查詢，並無檔案影像檔之提供，如欲閱覽或抄錄檔案內容，請向目錄所顯示的受理申請機關提出申請。

查詢目錄過程中，利用「加入我的檔案車」功能，可隨時將感興趣的檔案目錄暫存於系統，以方便後續透過系統直接產生檔案應用申請書，向受理申請機關申請檔案。若您想成為NEAR的會員，只要有「我的E政府」會員資訊，即可享有登入的服務。

開通帳號後，會員可在查詢時，勾選想要申請之檔案目錄，點選網站下方之「製作申請書」，待系統產出檔案應用申請書，可點選「我的申請紀錄」，列印欄位的圖示，產生PDF檔預覽後將印出申請書並簽名，即可送交該檔案管有機關申請應用檔案。此外，曾經遞交過的檔案應用申請書，皆會顯示於「我的申請紀錄」，方便瞭解曾經申請應用過哪些檔案，方便您核對申請紀錄，申請紀錄將留存60日。

 伍、諮詢窗口

對於機關所彙送公布的檔案目錄有疑問，或者想詢問進一步資訊時，可以在所查到的檔案目錄，點選「受理申請機關」之「聯絡窗口」後，就可以呈現這個機關的聯絡資訊。對於NEAR有任何問題或建議，歡迎與我們的聯絡窗口聯繫，電話：（02）77136400、（02）77136403，將有專人為您服務。